Cómo registrar una subvención en contabilidad

Si alguna vez has tenido que lidiar con la contabilización de una subvención, sabrás lo complicado que puede ser. No te preocupes, en este artículo te explicaremos cómo hacerlo de manera correcta y clara en tu contabilidad.

Diferentes tipos de subvenciones

Antes de entrar en detalle sobre cómo registrar una subvención, es necesario que comprendas los diferentes tipos de subvenciones que existen. A continuación, los dividiremos en varias categorías:

Según el organismo que las concede

Existen dos tipos de subvenciones según el organismo que las otorga: las oficiales, que son concedidas por organismos públicos, y otras subvenciones que son otorgadas por empresas privadas u otros organismos minoritarios.

Según el destino de los fondos

Las subvenciones también pueden clasificarse según el propósito para el cual se destinan los fondos. En este sentido, hay dos tipos:

Subvenciones de explotación o corrientes: se utilizan para cubrir gastos relacionados con la actividad o trabajo que se realiza.
Subvenciones de capital: se enfocan en financiar inversiones realizadas por la empresa. Por ejemplo, si una empresa invierte en renovar el mobiliario de sus empleados, una subvención de capital puede ayudar a cubrir parte o la totalidad de esa inversión.

Según si son reintegrables o no

Las subvenciones pueden ser de dos tipos:

Subvenciones reintegrables: aunque te proporcionan el dinero, eventualmente tendrás que devolverlo. Esto también incluye aquellas subvenciones que se otorgan pero posteriormente se deben devolver debido a incumplimiento de condiciones o requisitos.
Subvenciones no reintegrables: estas son ideales, ya que son fondos que se otorgan sin la obligación de devolverlos. Por lo general, las subvenciones no reintegrables suelen ser las de explotación o corrientes, así como las de capital.

Proceso de contabilización de una subvención

Para poder contabilizar una subvención de manera adecuada, es importante que conozcas las regulaciones del Plan General de Contabilidad. Esta normativa establece que lo primero que debes determinar sobre una subvención es si es reintegrable o no, ya que esto afectará al proceso de contabilización.

Además, también debes tener en cuenta el momento en el que te encuentras con respecto a la subvención.

En general, las subvenciones reintegrables se registran como pasivos de la empresa, mientras que las subvenciones no reintegrables se imputan en el patrimonio neto de la empresa. Sin embargo, es posible que una subvención reintegrable pase a ser no reintegrable en determinadas circunstancias.

Contabilización de una subvención reintegrable

En el caso de tener una subvención reintegrable y no saber cómo contabilizarla, debes seguir los siguientes pasos, dependiendo del momento en el que te encuentres:

Cuando se te concede la subvención: debes registrarla en la cuenta «Hacienda Pública, deudora por subvenciones concedidas (4798)», en el debe, y en la cuenta «Subvenciones, donaciones y legados (13)», en el haber.
Cuando recibas el dinero de la subvención: debes realizar un asiento en el debe con la cuenta «Bancos (572)» y en el haber debes registrar la cuenta «Hacienda Pública, deudora por subvenciones concedidas (4798)».
Cuando utilices los gastos de la subvención: nuevamente, en el debe debes registrar la cuenta «Deudas a corto plazo transformables en subvenciones, donaciones y legados», y en el haber, debes registrar la cuenta «Subvenciones, donaciones y legados (72)».

Si necesitas devolver la subvención, también debes reflejar esta situación en tus registros contables. Esto se realiza mediante dos anotaciones:

Primero, cuando sabes que te exigirán la devolución: en el debe, debes registrar el asiento «Reintegro de subvenciones (658)», mientras que en el haber, debes registrar la cuenta «Hacienda Pública, deudora por subvenciones concedidas (4798)».
Segundo, cuando ya has devuelto la subvención: en el debe, debes registrar la cuenta «Hacienda Pública, deudora por subvenciones concedidas (4798)», y en el haber, debes registrar la cuenta «Bancos (572)».

Contabilización de una subvención no reintegrable

Al igual que en el caso anterior, la contabilización de una subvención no reintegrable implica varios asientos contables, dependiendo del momento en que te encuentres:

Al recibir la subvención: en el haber, debes registrar la cuenta «Hacienda Pública, deudora por subvenciones concedidas (4708)», mientras que en el debe, debes registrar la cuenta «Subvenciones, donaciones y legados».
Cuando la subvención se convierte en un ingreso: en el haber, debes registrar la cuenta «Subvenciones, donaciones y legados (13)», y en el debe, debes registrar la cuenta «Subvenciones, donaciones y legados (72)».

Como puedes ver, el registro de una subvención en contabilidad no es tan complicado si sigues los pasos adecuados según el tipo de subvención que tengas. Si aún tienes dudas, déjalas en los comentarios y estaremos encantados de ayudarte en tu caso específico.