Una de las áreas más imprescindibles en las empresas es sin duda la contabilidad. Y dentro de ella, la gestión de cuentas es una de las herramientas que ayuda a llevarla correctamente. Más, ¿Qué es la gestión de cuentas?

En el artículo queremos acercarte a esta actividad y darte las herramientas específicas para que puedas entenderla a la perfección. ¿Vamos con esto?

¿Qué es la gestión de cuentas?

Como decíamos al principio, la gestión de cuentas es realmente una de las actividades contables que se lleva a cabo. Su objetivo es organizar y clasificar la información relacionada con la contabilidad, o más particularmente, con los aspectos económicos. Y todo para ayudar a tener una buena administración del patrimoniopara mejorar la liquidez como las ventas y evitar desequilibrios o la aparición de crisis.

En otras palabras, la administración de cuentas es la encargada de supervisar todos y cada uno de los aspectos económicos de la empresa para que se puedan tomar las decisiones convenientes. Quiero decir, controla lo que se paga, lo que se debe y lo que se cobra en todas y cada una de las actividades que se realizan. De esta forma, al tener todo registrado, la persona puede “confiar” en los datos y saber si efectivamente el negocio va bien o no.

Los dos elementos esenciales

Cuando se lleva a cabo la gestión de cuentas hay que tener en cuenta dos aspectos esenciales y que entran en juego. Estos son:

• cómputo de estado. En él ubicarás tanto los activos, es decir, los recursos con los que cuenta la empresa; como los pasivos, que serían las deudas, pero también los activos de la empresa.
• estado de resultados. En él se pueden ubicar elementos como el grado de endeudamiento que tiene la empresa, problemas en la cobranza, o incluso, por otro lado, las ventajas que está logrando.

Quién realiza la gestión de cuentas

Aunque la gestión de cuentas la realizan profesionales que se dedican a la contabilidad, lo cierto es que hay una figura que sería la que debería ocuparse de ello. Es el llamado Key Account Manager. Él (o ) sería la persona encargada de dirigir, supervisar, prevenir, planificar e incluso tomar decisiones con base en los resultados que aparecen en las cuentas.

Además de esto, también es el que establece una relación con los clientes del servicio. Por eso es costumbre dejar a quienes son clave para esta figura, aunque a veces debe cuidar de todos.

Además de estas funciones, el Key Account Manager tiene otras:

• Conectar con el resto de departamentos de la empresa y comunicación de progreso. Así, se convierte en líder para el resto de áreas que forman la dirección del equipo.
• Aumentar las ventas y la rentabilidad de la empresa.. En un caso como este hablamos de trabajar en la marca.
• Continuar la evolución de la empresa.
• Conocer el mercado en profundidad. Y no solo el presente, sino también ser consciente de los cambios que pueden desencadenar un cambio o un giro en el mercado (estar preparado para ello).

¿Cómo se aplica?

¿Quieres tener una buena gestión de cuentas? Así que aquí hay algunos consejos que debes aplicar para lograr este objetivo:

Contar con profesionales especializados

La gestión de cuentas, como has visto, es función del Key Account Manager ya que esta persona es quien ha estudiado el tema y sabría cuáles son sus funciones y cómo llevarlas a cabo.

Es por eso, Nuestro primer consejo es contar con profesionales especializados que tengan conocimientos en la materia, tales como habilidades en las relaciones con los clientes de servicio, contabilidad y administración de empresas, etc.

Conoce tu empresa

Puede parecer una tontería, pero no lo es. A veces, cuando tenemos tantas cosas que pensar sobre la empresa, nos olvidamos de todo lo que tenemos, y no es hasta que enumeramos todos y cada uno de los activos y pasivos que debemos darnos cuenta de la realidad.

Sin embargo, Conocer a fondo tu empresa no te va a servir de nada si no te vas a ocupar de la gestión de cuentas. En tal caso, debe ser el profesional a cargo quien también tenga esa información, quien sepa si es auténtica o no y quien pueda organizarla y clasificarla para obtener la mejor rentabilidad posible.

Elige cuentas clave

En este caso nos referimos a los clientes del servicio. y es que no todos son igualmente valiosos. Alguien que solo compra un material a veces no se puede comparar con alguien que va de compras a diario y hace compras bastante grandes.

Estas cuentas (y aquellos clientes del servicio) hay que cuidarlos mucho ya que una parte de los ingresos que ingresan a la cuenta se les debe a ellos y en consecuencia la comunicación con estas personas, así como el trato, será considerablemente más elegido. que otros que apenas aportan a la empresa.

En realidad, esas cuentas son las que debe administrar el Key Account Manager.

Crear un sistema para registrar y rastrear todas y cada una de las transacciones que se realizan.

Tanto las ventas como los ingresos, pagos, etc.

Este es el camino para que no te pierdas nada. Ahora bien, no se trata solo de la contabilidad, sino también de los demás departamentos de la empresa. Por poner un ejemplo, el departamento de ventas debe registrar todas y cada una de las transacciones que se realizan. Y como lo hacen, estos llegarán a la gestión de cuentas (ya que de lo que se trata es de que todos usen exactamente el mismo programa. Los gestores de cuentas tienen que encargarse de comparar los datos y cuadrar todo. O sino, buscar qué pudo haber pasado y corregir el error.

buscar mejoras

Aunque se crea que lo tienes todo atado y bien atado, siempre se pueden hacer mejoras. Y esto se puede lograr a través de la gestión de cuentas. Por lo tanto, mantener abierta esa posibilidad puede ayudarlo a progresar o incluso expandir el negocio.

Como puede ver, la administración de cuentas es una de las partes más esenciales de la contabilidad. ¿La conocías?